Politique de confidentialité

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Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Considérant la réalité actuelle des nouveaux outils de communication, nous portons une attention particulière à la protection de votre vie privée. C'est pourquoi, nous nous engageons à respecter la confidentialité des renseignements personnels que nous collectons.

Protection des renseignements personnels des clients

Conformément à la loi fédérale relative à la protection de la vie privée, la clinique CÉPI-SM inc. a mis en œuvre ces politiques concernant la collecte et la protection des renseignements confidentiels.

Quels sont les renseignements recueillis et à quelles fins sont-ils utilisés?

Les renseignements personnels comprennent le nom de l’enfant, ou de l’adolescent et de son/ses parent(s), ou encore de l’adulte qui fait une demande pour lui-même ou une autre personne, le numéro de téléphone ainsi que les coordonnées, la date de naissance du client pour qui le service est demandé, ainsi que le motif bref de la demande. Ces renseignements personnels minimaux sont conservés par le CÉPI-SM inc. dans la ou les liste(s) d’attentes sur lesquelles le client ou son représentant accepte d’être placé. Les professionnels du CÉPI-SM inc. ont accès uniquement à la liste d’attente qui concernent leur profession et ont signés un entente de confidentialité et de règles éthiques face à la gestion de la liste. Lorsqu’un dossier est pris en charge par un professionnel, il est alors retiré de la liste d’attente.

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers d’un échange de courriel avec les associées du CÉPI-SM inc en charge de la gestion des demandes. Ces renseignements sont recueillis pour plusieurs raisons :

Pour correspondre avec le client
Pour orienter les services
Pour que le professionnel qui prend le dossier en charge puisse prendre contact pour la première fois et prendre rendez-vous

Consentement

Le consentement du client est obtenu lors de l’Échange de courriel initial ou le CÉPI-SM inc, via les associées, demande au client s’il accepte d’être sur la liste d’attente dans la professions pertinentes à sa demande. Par la suite, lorsque le client débute le service a le professionnel du CÉPI-SM qui le prend en charge sur la liste d’attente, le client devra donner son consentement au service, ainsi qu'à la collecte servant à l’ouverture de son dossier auprès du professionnel. Dans tous les cas, le consentement du parent d’un enfant de moins de 14 ans, de l’adolescent de plus de 14 ans, ou de l’adulte qui consulte, reste nécessaire pour toute communication ou transmission d’informations sur leur dossier.

Voici ce à quoi les clients peuvent s'attendre :

Les renseignements personnels ne sont pas utilisés, divulgués ou conservés pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n'ait donné son consentement à cet effet.
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.
Certains renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement du client si la loi l'exige ou l'autorise (voir ci-après pour en savoir plus).
Dans les cas de tiers payeurs, les renseignements personnels peuvent être divulgués uniquement afin de s'assurer du paiement des services ou de la continuité des soins. Dans ce cas, le professionnel a votre dossier vous en informera préalablement.
Tous les efforts sont déployés pour veiller à l'exactitude des renseignements personnels.
Les renseignements personnels, sous format papier et électronique, sont conservés en toute sécurité.

Limites de la confidentialité :

Prévenir une victime potentielle qu'un client a l'intention de lui causer un préjudice.
Prévenir les autorités et les professionnels de la santé compétents qu'un client présente un risque sérieux au niveau suicidaire.
Communiquer le dossier d'un client lorsqu'il est exigé par un tribunal.
Répondre, sous serment, aux questions posées par la Cour en tant que témoin devant un tribunal lorsque le juge libère le professionnel de son secret professionnel.
Répondre à toutes les questions de l’Ordre du professionnel (OPQ, OPPQ, OTSTCFQ) si le comportement éthique d'un professionnel fait l'objet d'une enquête.
Signaler aux autorités compétentes tout cas d'abus ou d'exploitation d'un enfant, d'une personne âgée ou d'une personne handicapée.
Signaler un cas d'abus ou d'exploitation d'un client ou d'un patient par un professionnel de la santé.

Sécurité

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

Les droits du client

Les clients ont le droit de savoir pourquoi leurs renseignements personnels sont recueillis, comment ils sont utilisés, et à qui ils sont communiqués.
Les clients ont le droit de demander un accès approprié à leurs renseignements personnels. Des frais peuvent s'appliquer pour traiter cette demande d'accès.
Les clients ont le droit de contester l'exactitude et l'exhaustivité de leurs renseignements et de demander une modification à ceux-ci.
Pour toute demande d'accès aux renseignements personnels, les clients doivent s'adresser à la direction de la clinique ou au professionnel à leur dossier.
Les clients peuvent soulever des questions quant à la conformité du CÉPI-SM inc. vis-à-vis les principes de la législation sur la protection des renseignements personnels.

Droits d’opposition et de retrait

Nous nous engageons à vous offrir un droit d'opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec Mme Marie-Pier Desrosiers à l'adresse postale suivante :

1491 boul, des Forges, Trois-Rivières, G8Z1T7

par courriel : info@cepism.com.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la léglislation PL64 (Loi 25), madame Amélie Saucier, D.Ps.psychologue, Marie-Pier Desrosiers, D.Ps., psychologue et madame Roxanne Chillis-Rivard, D.Ps., neuropsychologue et directrices générales, assument le rôle de co-responsable de la protection des renseignements personnels au sein du CÉPI-SM inc. Vous pouvez leur écrire à :info@cepism.com.

Si vous croyez être victime d'un bris de confidentialité

Si vous avez été impliqué dans un incident touchant la confidentialité de vos informations personnelles, prière d'aviser nos responsables de la protection de la vie privée, aux coordonnées ci-haut mentionnées. Nous nous engageons à faire suite à votre demande dans les meilleurs délais et à corriger toutes situations fautives le plus rapidement possible.

Législation

Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus sur la loi 25 , consulter le site du Gouvernement du Québec.

Politique de Gestion des Plaintes en vertu de la Loi 25

Responsable des Plaintes

Les personnes désignées comme responsables des plaintes sont également chargées de la protection des renseignements personnels au sein de notre clinique. Les responsables veillent à ce que toutes les plaintes soient traitées en conformité avec la procédure énoncée ci-dessous.

Dépôt d'une Plainte

Toute plainte doit être soumise par écrit, en précisant clairement la nature du problème rencontré.

Réception de la Plainte

Une fois la plainte reçue, le responsable envoie un accusé de réception au plaignant dans un délai de 7 jours ouvrables.

Traitement de la Plainte

Le responsable qui traitera la demande (l’une des directrices) initiera le processus de traitement de la plainte dès sa réception. L'analyse de la plainte est effectuée dans un délai de 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires pour son étude, et/ou dans tout délai additionnel nécessaire pour compléter cette analyse. Une communication régulière avec le plaignant est maintenue pour le tenir informé du progrès de l'analyse.

Résolution de la Plainte

À la conclusion de l'examen, la responsable fournit une réponse finale écrite et motivée au plaignant, indiquant les mesures prises et les conclusions de l'analyse.

Dossier de Plainte

Chaque plainte est documentée dans un dossier distinct qui comprend :

La plainte écrite du plaignant avec tous ses éléments ;
Les résultats de l'analyse de la plainte et les documents justificatifs ;
La réponse finale écrite et motivée au plaignant.

Tous les dossiers de plaintes sont traités de manière confidentielle, conservés de manière sécurisée et inscrits dans un registre dédié. Seul le responsable a accès à ces documents.

Entrée en vigueur

Cette politique est effective à partir du 25 septembre 2023.